Aby wspólnota mieszkaniowa mogła powierzyć podpisywanie i wysyłkę deklaracji podatkowych (w tym CIT-8) osobie fizycznej, musi nadać jej odpowiednie pełnomocnictwo. Służy do tego formularz UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wspólnota powinna złożyć UPL-1 zanim pełnomocnik podpisze i wyśle pierwszą deklarację. Najlepiej zrobić to z pewnym wyprzedzeniem, ponieważ przepisy nie określają czasu, w jakim urząd skarbowy wprowadzi pełnomocnictwo do systemu e-Urząd Skarbowy. Dopiero po wprowadzeniu dokumentu pełnomocnik będzie widniał w rejestrze i uzyska możliwość podpisywania deklaracji w imieniu wspólnoty.

Formularz UPL-1 można złożyć elektronicznie, listownie lub osobiście w urzędzie skarbowym. W przypadku wysyłki online konieczne jest, aby formularz został podpisany przez osoby reprezentujące wspólnotę zgodnie z zasadami określonymi w uchwale powołującej zarząd. Podpisanie może być dokonane przez jedną lub więcej osób, jeśli wspólnota posiada reprezentację łączną.

Uwaga: W przypadku problemów technicznych dotyczących platformy ePUAP należy kontaktować się bezpośrednio z Centrum Pomocy Użytkowników ePUAP, które odpowiada za obsługę systemu.

Przygotowanie formularza UPL-1 za pośrednictwem strony obywatel.gov.pl

Aby złożyć pełnomocnictwo należy przejść na stronę: Ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) i wybrać opcję Załatw sprawę.

Zostaniemy przeniesieni na stronę logowania do Profilu Zaufanego, gdzie w pierwszym kroku należy wybrać Profil Zaufany.

Następnie należy wybrać opcję logowania za pomocą nazwy użytkownika lub adresu e-mail bądź za pomocą banku lub innego dostawcy.

Po zalogowaniu się do Profilu Zaufanego, wyświetli się formularz „Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”. Dokument ten należy wypełnić, poprzez wprowadzenie wymaganych danych.

Na początku należy zaznaczyć kwadracik w polu 4. Naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach ewidencji podatników i płatników, i wybrać z dostępnej listy miejsce składania pełnomocnictwa (właściwy urząd) oraz wpisać swoje dane identyfikujące.

Następnie należy uzupełnić dane pełnomocnika upoważnionego do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pole D dotyczy terminu obowiązywania pełnomocnictwa. Jeżeli UPL-1 ma nie stracić swojej ważności, to należy zaznaczyć kwadracik „bezterminowo”.

Zaś sekcja E dokumentu dotyczy samego oświadczenia podatnika. W tym miejscu należy wpisać dane osobowe (nazwisko, imię oraz funkcję w organizacji – w naszym przypadku we wspólnocie) całej reprezentacji wspólnoty.

W każdym momencie można odwołać pełnomocnictwo udzielone na druku UPL-1, poprzez złożenie Zawiadomienia o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (OPL-1).

W polu 58 formularza należy wskazać dzień i miesiąc, kiedy wysyłany jest formularz i miejscowość z jakiej dokonywana jest wysyłka, czyli miejscowość będąca adresem wspólnoty.

Po wybraniu opcji Zapisz, ukaże się podgląd składanego pełnomocnictwa. Gdy wszystkie dane się zgadzają, można przejść do etapu jego podpisania Profilem Zaufanym. Należy wybrać opcję Podpisz.

Następnie ukaże się komunikat, gdzie należy wybrać Podpisz Profilem Zaufanym.

W kolejnym kroku serwis epuap.gov.pl przeniesie nas do etapu podpisywania UPL-1, gdzie będziemy widzieć wszystkie swoje dane osobowe oraz dane dokumentu. Należy wybrać Podpisz profilem zaufanym. Serwis przekieruje z powrotem do strony logowania.

Potwierdzamy dyspozycję podpisu profilem zaufanym za pomocą kodu SMS.

Po potwierdzeniu kodem SMS wyświetli się komunikat o prawidłowym podpisie (powinniśmy otrzymać email z powiadomieniem o złożonym podpisie zaufanym). Na tym etapie można wysłać dokument UPL-1 (jeśli reprezentacja wspólnoty jest jednoosobowa i zalogowany użytkownik jest właśnie tą osobą), wybierając opcję Wyślij.

Jeśli jednak nasza reprezentacja wspólnoty, to więcej niż jedna osoba, musimy wykonać kolejne kroki, aby pozostałe osoby również złożyły swoje podpisy zaufane.

Pobranie podpisanego formularza UPL-1 do kolejnych podpisów

W widoku jak poniżej klikamy na „Pobierz”, aby zapisać na swoim komputerze plik XML, który zawiera wypełniony przez nas formularz UPL-1, ze złożonym na nim pierwszym podpisem zaufanym.

Dodatkowy podpis zaufany na formularzu UPL-1

Teraz na swoim komputerze mamy już poprawnie wypełniony formularz UPL-1 z jednym podpisem zaufanym. Ma on postać pliku XML, który możemy przesłać kolejnym osobom, które powinny go podpisać. Osoby te powinny wejść na stronę Podpisz dokument elektronicznie. Klikamy przycisk WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU i wskazujemy nasz plik XML.

Po przetworzeniu pliku będą widoczne dane osoby/osób, które już złożyły na nim swój podpis zaufany. Kolejno należy wybrać opcję Podpisz.

Wyświetli się okno z prośbą o sprawdzenie dokumentu przed podpisem, klikamy ponownie Podpisz.

System poprosi o zalogowanie się osoby, która ma złożyć swój podpis zaufany do dokumentu. Klikamy na Profil zaufany.

Następnie należy wybrać opcję logowania za pomocą nazwy użytkownika lub adresu e-mail bądź za pomocą banku lub innego dostawcy.

Po dokonaniu podpisu profilem zaufanym pokaże się opcja pobrania pliku poprzez opcję Pobierz podpisane dokumenty.

Pobrany plik został opatrzony kolejnym podpisem zaufanym. Jeśli wymaganych jest więcej podpisów, przesyłamy pobrany plik XML następnej osobie, która powtórzy ten proces.

Analogicznie należy postąpić z wszystkimi plikami UPL-1, które chcemy przesłać do urzędu skarbowego. Jak tego dokonać, pokazujemy w kolejnym kroku.

Wysyłka podpisanych plików UPL-1 do urzędu skarbowego

Aby złożyć pełnomocnictwo należy przejść na stronę epuap, na której należy wybrać opcję Zaloguj się.

Po zalogowaniu się na swoim koncie profilem zaufanym należy wybrać na stronie Katalog spraw, gdzie należy wybrać Sprawy ogólne i kolejno Pisma do urzędu.

Następnie należy wybrać Pokaż więcej w celu rozwinięcia pełnej listy spraw.

Kolejno wybieramy z listy Pismo ogólne do podmiotu publicznego.

W następnym oknie należy wybrać opcję Załatw sprawę.

Następnie po przejściu do formularza należy wypełnić poniższe pola:

Wybieramy urząd skarbowy, do którego składamy pismo. Dla przykładu na zrzucie został wybrany jeden z urzędów skarbowych w Legionowie.

• Rodzaj pisma – należy wybrać z listy Inne pismo, po wyborze pojawi się pole Inny rodzaj pisma, gdzie należy wpisać własny opis.
• Tytuł pisma i Treść pisma – należy nadać własny tytuł jak i uzupełnić treść, przykład wypełnienia poniżej

Następnie należy załączyć wszystkie wygenerowane i podpisane we wcześniejszym kroku formularze UPL-1, dopisując w Opisie załącznika nazwę przesyłanego pliku. W celu załączenia pliku należy wybrać ikonę spinacza, następnie po wgraniu załącznika w celu dodania kolejnego załącznika należy wybrać opcję +Dodaj kolejny załącznik.

Po załączeniu wszystkich wymaganych plików UPL-1, na dole strony należy wybrać opcję DALEJ.

Następnie będzie widoczny pogląd pisma ogólnego, gdzie w przypadku zauważenia błędów można jeszcze powrócić i edytować dane.

Jeżeli pismo został wypełnione prawidłowo i do pisma załączono wszystkie pliki UPL-1, można wybrać na dole strony opcję Przejdź do podpisu.

Uwaga! Dokonanie podpisu jest równoznaczne z wysyłką pisma do urzędu.

Po dokonaniu podpisu pismo zostanie automatycznie przekazane do wybranego urzędu skarbowego i wyświetli się taki oto komunikat.