Blog

Cyfryzacja polskiej administracji i wprowadzanie systemu e-Doręczeń budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców, instytucji oraz obywateli. Nowe przepisy sukcesywnie nakładają obowiązek posiadania cyfrowej skrzynki na kolejne grupy podmiotów. Wobec tych zmian często pojawia się ważne pytanie ze strony zarządów budynków i samych właścicieli lokali: czy wspólnota mieszkaniowa musi założyć adres do e-Doręczeń (ADE)?

Krótka odpowiedź brzmi: Nie, wspólnoty mieszkaniowe nie mają obecnie ustawowego obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń. Mogą jednak założyć taką skrzynkę dobrowolnie.

Sprawa jest jednak nieco bardziej złożona, zwłaszcza gdy w grę wchodzi profesjonalny zarządca nieruchomości. Aby w pełni zrozumieć sytuację prawną, warto przeanalizować przepisy krok po kroku.

---

1. Czym są e-Doręczenia i kogo obejmuje obowiązek?

System e-Doręczeń to w polskim prawie cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pozwala on na oficjalną, w pełni bezpieczną wymianę korespondencji z urzędami (np. urzędem skarbowym, nadzorem budowlanym, gminą) oraz między podmiotami niepublicznymi.

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, do obowiązkowego posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) zobligowane są m.in.:

• Podmioty publiczne (urzędy, sądy, samorządy, organy ścigania),
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi),
• Podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki jawne),
• Przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) (czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą).

Dla tych grup ustawa (oraz kolejne komunikaty Ministra Cyfryzacji) przewiduje konkretne, sztywne terminy (przypadające na lata 2025–2026 w zależności od daty rejestracji i rodzaju rejestru), po których brak skrzynki będzie wiązał się z utrudnieniami lub konsekwencjami prawnymi.

2. Status prawny wspólnoty mieszkaniowej a e-Doręczenia

Dlaczego więc wspólnota mieszkaniowa wymyka się temu obowiązkowi? Klucz leży w jej specyficznym statusie prawnym.

Zgodnie z ustawą o własności lokali, wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy samego prawa w momencie wyodrębnienia własności pierwszego lokalu w danym budynku. Jest to tzw. ułomna osoba prawna (jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną).

Wspólnota mieszkaniowa:

1. Posiada NIP i REGON,
2. Nie jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) (nie figuruje ani w rejestrze przedsiębiorców, ani w rejestrze stowarzyszeń i fundacji),
3. Nie jest wpisana do CEIDG (nie jest osobą fizyczną prowadzącą działalność).

Zgodnie z art. 9 ustawy o doręczeniach elektronicznych, obowiązek posiadania ADE dotyczy wyłącznie podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS albo CEIDG. Skoro wspólnota mieszkaniowa nie figuruje w żadnym z tych rejestrów, przepisy nakładające obowiązkowe terminy wdrożenia e-Doręczeń jej nie dotyczą.

Wspólnota traktowana jest przez ustawę jako „inny podmiot niepubliczny”, który może, ale nie musi korzystać z tego systemu.

3. Profesjonalny zarządca a wspólnota – uwaga na pułapki!

Brak obowiązku po stronie samej wspólnoty nie oznacza, że temat e-Doręczeń można w zarządzaniu nieruchomościami całkowicie zignorować. Bardzo często wspólnota (na mocy art. 18 ustawy o własności lokali) powierza zarząd profesjonalnej firmie zarządzającej nieruchomościami.

Należy tu wyraźnie rozdzielić dwa podmioty:

• Wspólnotę mieszkaniową (która nie ma obowiązku posiadania ADE).
• Firmę zarządzającą (zarządcę nieruchomości).

Jeżeli zarządca jest spółką z o.o. (KRS) lub osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG), to zarządca ma bezwzględny obowiązek założenia skrzynki e-Doręczeń dla swojej firmy, zgodnie z harmonogramem przewidzianym dla przedsiębiorców. Będzie on używał tego adresu do załatwiania spraw własnej firmy (np. rozliczeń z ZUS-em, urzędem skarbowym z tytułu prowadzonej działalności).

Niemniej, oficjalna korespondencja urzędowa dotycząca spraw samej nieruchomości (np. wezwania z Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, decyzje w sprawie podatku od nieruchomości części wspólnych) jest kierowana na dane Wspólnoty Mieszkaniowej. Jeśli wspólnota nie założy dobrowolnie własnej skrzynki e-Doręczeń, urzędy będą z nią nadal korespondować tradycyjnie – w formie papierowych listów poleconych (lub przez tzw. publiczną usługę hybrydową, gdzie urząd wysyła pismo cyfrowo, a Poczta Polska je drukuje i dostarcza w formie papierowej).

4. Dobrowolne założenie e-Doręczeń przez wspólnotę – czy warto?

Chociaż nie ma takiego obowiązku, Zarząd Wspólnoty może podjąć decyzję o dobrowolnym założeniu adresu do e-Doręczeń. Zanim jednak taki krok zostanie podjęty (często wymaga to podjęcia uchwały przez właścicieli lokali, jako czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu – dla bezpieczeństwa prawnego), warto rozważyć wady i zalety tego rozwiązania.

Zalety (dlaczego warto?):

• Oszczędność czasu i wygoda: Koniec z awizo i staniem w kolejkach na poczcie. Odbiór listów urzędowych odbywa się z dowolnego miejsca na świecie o każdej porze.
• Szybkość i pewność komunikacji: Pisma z urzędu docierają natychmiast. Łatwiej jest dotrzymać krótkich, 7- lub 14-dniowych terminów na odwołania od decyzji.
• Centralizacja: Cała oficjalna korespondencja wspólnoty znajduje się w jednym, bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mogą mieć upoważnieni członkowie zarządu lub administrator.

Zagrożenia i wyzwania:

• Fikcja doręczenia (największe ryzyko): W systemie e-Doręczeń pismo uważa się za doręczone w momencie jego odebrania (pobrania) w skrzynce, ale jeśli zarząd tego nie zrobi – po upływie 14 dni od wpływu pisma do skrzynki następuje tzw. fikcja doręczenia. Pismo uznaje się za skutecznie doręczone, a terminy (np. na odwołanie, zapłatę, reakcję) zaczynają biec. Jeśli zarząd wspólnoty zapomni sprawdzać skrzynkę, wspólnota może przegrać sprawę urzędową lub sądową z powodu przekroczenia terminów.
• Zarządzanie uprawnieniami: Przy każdej zmianie w składzie zarządu wspólnoty (np. po rocznym zebraniu) należy pamiętać o zaktualizowaniu dostępu do skrzynki e-Doręczeń, odbierając uprawnienia starym członkom i nadając nowym.

5. Jak założyć e-Doręczenia dla wspólnoty mieszkaniowej?

Jeśli wspólnota zdecyduje się na ten krok, proces odbywa się w pełni elektronicznie.

1. Wniosek o nadanie Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE) składa się za pośrednictwem platformy gov.pl/web/e-doreczenia.
2. Wniosek musi złożyć osoba uprawniona do reprezentacji wspólnoty (członek zarządu) za pomocą swojego Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. System będzie wymagał uwierzytelnienia faktu reprezentacji – do wniosku najczęściej należy dołączyć skan uchwały właścicieli lokali o powołaniu zarządu, z której wynika uprawnienie danej osoby do działania w imieniu wspólnoty (ponieważ system nie zaciągnie tych danych automatycznie tak, jak robi to w przypadku KRS czy CEIDG).

Podsumowanie

Wspólnoty mieszkaniowe znajdują się obecnie w komfortowej sytuacji – omija je prawny obowiązek i terminy związane z wdrażaniem e-Doręczeń. Dopóki przepisy nie ulegną zmianie, zarządy wspólnot nie muszą w pośpiechu zakładać cyfrowych skrzynek, a tradycyjne listy polecone nie znikną ze skrzynek na listy.

Przejście na cyfrową komunikację pozostaje opcją dla tych wspólnot, które pragną unowocześnić swoje funkcjonowanie. Należy jednak pamiętać, że cyfrowa wygoda idzie w parze z rygorystycznymi skutkami prawnymi i wymaga od zarządu żelaznej dyscypliny w regularnym monitorowaniu elektronicznej skrzynki podawczej.