REGON wspólnoty mieszkaniowej to wymóg prawny i dotyczy zarówno małej jak i dużej wspólnoty mieszkaniowej. Każda wspólnota mieszkaniowa powinna zatem wystąpić o nadanie numeru statystycznego REGON w Urzędzie Statystycznym.
Jak uzyskać REGON dla wspólnoty mieszkaniowej?
Zarząd lub zarządca ma obowiązek zgłosić wspólnotę mieszkaniową w Głównym Urzędzie Statystycznym, aby uzyskać REGON dla wspólnoty mieszkaniowej, co wynika z ustawy o statystyce publicznej. Powinien tego dokonać w terminie 14 dni od jej powstania. Informację kiedy powstaje wspólnota mieszkaniowa znajdziesz tutaj. Jeśli czas od formalnego powstania już jest większy niż 14 dni, nie obawiaj się złożyć wniosku o nadanie REGON. Nie słyszaliśmy jeszcze o karze związanej z przekroczeniem tego terminu, a Internet też milczy w tym temacie, więc należy założyć, że w tym względzie Urząd Statystyczny jest dość wyrozumiały.
Złożenie tego wniosku jest obowiązkiem wspólnoty wynikającym bezpośrednio z ustawy, zatem jest to czynność zwykłego zarządu i zgoda ogółu właścicieli w formie uchwały nie jest potrzebna.
Jakie dokumenty są potrzebne aby uzyskać numer REGON?
Zgłoszenia w sprawie nadania numeru REGON dokonuje się wysyłając do urzędu statystycznego następujące dokumenty:
- Wniosek na druku RG-OP (aktualny wniosek najlepiej pobrać ze strony bip.stat.gov.pl).
- Ksero odpisu z księgi wieczystej lub umowy w formie aktu notarialnego o ustanowieniu odrębnej własności lokalu.
- Dokument potwierdzający sposób zarządu (np. protokół z zebrania wspólnoty, uchwała o wyborze zarządu), jeśli w umowie brak informacji o sposobie zarządu.
- Karty do głosowania z podpisami właścicieli nad uchwałą o wyborze zarządu.
- Pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotu w przypadku, gdy dokumenty składane są przez pełnomocnika) – opcjonalnie.
W jaki sposób złożyć wniosek o nadanie numeru REGON?
Dokumenty w sprawie nadania wspólnocie mieszkaniowej numeru identyfikacyjnego REGON możemy wysłać:
- Osobiście, podczas wizyty w urzędzie statystycznym. Listę wszystkich urzędów statystycznych można sprawdzić na stronie stat.gov.pl. Potrzebne są oryginały dokumentów do wglądu pracownika urzędu;
- Listownie, wysyłając wniosek z załącznikami na adres urzędu statystycznego odpowiedniego dla siedziby wspólnoty mieszkaniowej. Adresy korespondencyjne wszystkich urzędów statystycznych można sprawdzić na stronie stat.gov.pl.
- Elektronicznie, wysyłając wniosek z załącznikami przez ePUAP. Konieczne jest wówczas posiadanie podpisu elektronicznego (profil zaufany albo podpis kwalifikowany). Wniosek można przekazać na adres elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP, do wybranego urzędu statystycznego. Instrukcję jak to zrobić przez ePUAP znajdziesz tutaj.
Jak poprawnie wypełnić wniosek RG-OP?
Poniżej zamieszczono przykładowo wypełniony formularz RG-OP dla wspólnoty mieszkaniowej, która występuję do urzędu statystycznego o nadanie numeru REGON. Na czerwono oznaczono pola, które należy wypełnić.
Szczególnie warto zwrócić uwagę na pola „data rozpoczęcia działalności” i „data powstania podmiotu”, gdzie wpisujemy tą samą datę, kiedy rzeczywiście (formalnie) powstała wspólnota mieszkaniowa. Jeśli dysponujemy np. aktem notarialnym będącym jednocześnie umową o ustanowieniu odrębnej własności lokalu/lokali, to jest to data spisania tego aktu notarialnego.
Jak wysłać wniosek o nadanie numeru REGON przez ePUAP?
Aby wysłać wniosek RG-OP przez ePUAP musimy mieć założone bezpłatne konto użytkownika na platformie ePUAP oraz posiadać założony bezpłatny profil zaufany lub posiadać płatny kwalifikowany podpis elektroniczny.
Należy postępować według poniższej instrukcji:
- W pierwszej kolejności wypełniony wniosek RG-OP w formacie PDF musimy podpisać za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli chcemy skorzystać z profilu zaufanego, to klikamy na poniższą stronę:
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany - Postępujemy zgodnie z instrukcjami kreatora podpisu. Możemy też obejrzeć film instruktażowy objaśniający jak to zrobić:
- Na platformie ePUAP przechodzimy do formularza pisma ogólnego do podmiotu publicznego, który jest dostępny pod adresem: https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne
- Wypełniając pismo, należy wskazać jako jego adresata urząd statystyczny odpowiedni dla siedziby wspólnoty mieszkaniowej. W samej treści pisma można wpisać, że przekazuje się w załączeniu wniosek RG-OP wraz z załącznikami.
- Dołączamy jako załączniki podpisany wcześniej profilem zaufanym wniosek RG-OP oraz pozostałe załączniki.
- Na końcu pismo ogólne należy podpisać za pomocą profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Wniosek powinna podpisać osoba uprawniona do reprezentowania wspólnoty (np. jeden z członków zarządu, a w małych wspólnotach, w których nie wybrano zarządu – jeden z właścicieli lokali należących do tej wspólnoty).
- Po wysyłce można wygenerować urzędowe potwierdzenie przedłożenia (UPP).
Ile zapłacisz za REGON?
Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika tj. 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie). Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę skarbową za pełnomocnictwo należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy.
Ile będziesz czekał na REGON?
Urząd Statystyczny powinien nadać numer REGON w terminie do 7 dni i wysłać zaświadczenie listownie na adres siedziby wspólnoty mieszkaniowej. Warto podać na wniosku numer telefonu do osoby kontaktowej, na wypadek zaistnienia braków lub błędów na wniosku, co znacznie przyśpieszy realizację sprawy.