Funkcję reprezentatywną w wspólnotach mieszkaniowych pełni zarząd, którego zadaniem jest kierowanie sprawami wspólnoty w imieniu właścicieli. Prawa i obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej uregulowane są w czwartym rozdziale ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
Należy nadmienić, że małe wspólnoty (do siedmiu właścicieli lokali) mogą nie powoływać zarządu i wówczas nie stosuje się przepisów ustawy o własności lokali, ale regulacje kodeksu cywilnego traktujące o współwłasności. Oznacza to, że każdy współwłaściciel może samodzielnie rozporządzać własnym udziałem, natomiast w przypadku czynności, które dotyczą części wspólnej nieruchomości, wymagana jest zgoda wszystkich współwłaścicieli.
Zgodnie z art. 22 ustawy o własności lokali czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie, natomiast do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności. W skrócie można stwierdzić, że jeśli czynność wykonywana przez zarząd nie powoduje skutków finansowych i nie zmienia stanu posiadania członków wspólnoty, oraz jest koniecznym działaniem jakie wykonuje się w celu eksploatacji i administracji nieruchomości wspólnej, to nie przekracza ona zakresu zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.
Jeśli chcesz sprawdzić jakie czynności należą do zwykłego zarządu i przekraczające zwykły zarząd, kliknij w poniższe linki
Podstawowe obowiązki zarządu / zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Do głównych obowiązków zarządu wspólnoty mieszkaniowej zaliczyć możemy takie czynności jak:
- Prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, np.:
- ewidencjonowanie aktualnych właścicieli lokali oraz ich udziałów w nieruchomości,
- przygotowanie i przechowywanie oświadczeń o ilości osób w lokalu,
- przygotowanie i przechowywanie oświadczeń o wyrażeniu zgody na przesyłanie informacji drogą elektroniczną (opcjonalnie),
- sporządzenie protokołu z każdego posiedzenia Zarządu.
- Organizacja zebrań właścicieli (członków wspólnoty), a w tym m.in.:
- opracowywanie projektów uchwał właścicieli,
- przygotowanie kart do głosowania na zebraniach,
- przeprowadzanie głosowań nad uchwałami,
- sporządzenie protokołu z każdego zebrania wspólnoty mieszkaniowej.
- Wykonywanie uchwał właścicieli lokali.
- Zawieranie umów z wykonawcami, usługodawcami i świadczeniodawcami, obsługującymi nieruchomość wspólną.
- Ewidencja przychodów i kosztów związanych ze wspólnotą mieszkaniową.
- Rozliczenia z właścicielami lokali.
- Ubezpieczenie nieruchomości wspólnej (opcjonalnie).
- Utrzymanie części wspólnej nieruchomości w należytym stanie, tj.:
- dokonywanie przeglądów okresowe (kominy, instalacja gazowa, sieć elektryczna, itp.),
- dokonywanie bieżących napraw, konserwacji części wspólnych nieruchomości.
Czynności przekraczające zwykły zarząd a zgoda współwłaścicieli nieruchomości
Do rozporządzania nieruchomością wspólną oraz do czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. Jeśli takiej zgody nie można uzyskać, wówczas właściciele, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia sprawy przez sąd, który wyda orzeczenie uwzględniając interesy wszystkich współwłaścicieli.