NIP wspólnoty mieszkaniowej to podobnnie jak REGON wymóg prawny i dotyczy zarówno małej jak i dużej wspólnoty mieszkaniowej. Każda wspólnota mieszkaniowa powinna zatem wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej NIP w Urzędzie Skarbowym.
Jak uzyskać NIP dla wspólnoty mieszkaniowej
W ciągu 30 dni od otrzymania decyzji o wpisie do rejestru REGON, należy wystąpić do właściwego urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. Aby uzyskać numer NIP należy złożyć do urzędu skarbowego wypełniony formularz NIP-2. Obowiązek posiadania NIP formułują przepisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i jest ściśle związany z faktem płacenia przez wspólnotę podatku dochodowego.
Złożenie tego wniosku jest obowiązkiem wspólnoty wynikającym bezpośrednio z ustawy, zatem jest to czynność zwykłego zarządu i zgoda ogółu właścicieli w formie uchwały nie jest potrzebna.
Jakie dokumenty są potrzebne aby uzyskać numer NIP?
Zgłoszenia w sprawie nadania numeru NIP dokonuje się wysyłając do urzędu skarbowego następujące dokumenty:
- Wniosek na formularzu NIP-2 (aktualny wniosek najlepiej pobrać ze strony podatki.gov.pl).
- Ksero odpisu z księgi wieczystej lub umowy w formie aktu notarialnego o ustanowieniu odrębnej własności lokalu.
- Dokument potwierdzający sposób zarządu (np. protokół z zebrania wspólnoty, uchwała o wyborze zarządu), jeśli w umowie brak informacji o sposobie zarządu.
- Karty do głosowania z podpisami właścicieli nad uchwałą o wyborze zarządu.
- Pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotu w przypadku, gdy dokumenty składane są przez pełnomocnika) – opcjonalnie.
W jaki sposób złożyć wniosek o nadanie numeru NIP?
Dokumenty w sprawie nadania wspólnocie mieszkaniowej numeru identyfikacyjnego NIP możemy wysłać:
- Osobiście, podczas wizyty w urzędzie skarbowym. Listę wszystkich urzędów skarbowych można sprawdzić na stronie podatki.gov.pl. Potrzebne są oryginały dokumentów do wglądu pracownika urzędu;
- Listownie, wysyłając wniosek z załącznikami na adres urzędu skarbowego odpowiedniego dla siedziby wspólnoty mieszkaniowej. Adresy korespondencyjne wszystkich urzędów skarbowych można sprawdzić na stronie podatki.gov.pl.
- Elektronicznie, wysyłając wniosek z załącznikami przez ePUAP. Konieczne jest wówczas posiadanie podpisu elektronicznego (profil zaufany albo podpis kwalifikowany). Wniosek można przekazać na adres elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP, do wybranego urzędu skarbowego.
Jak poprawnie wypełnić wniosek NIP-2?
Poniżej zamieszczono przykładowo wypełniony formularz NIP-2 dla wspólnoty mieszkaniowej, która występuję do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. Na czerwono oznaczono pola, które należy wypełnić.
Szczególnie warto zwrócić uwagę na datę w polu B4 – data rozpoczęcia działalności, gdzie wpisujemy datę formalną powstania wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli dysponujemy np. aktem notarialnym będącym jednocześnie umową o ustanowieniu odrębnej własności lokalu/lokali, to jest to data spisania tego aktu notarialnego.
Jak wysłać wniosek o nadanie numeru NIP przez ePUAP?
Aby wysłać wniosek NIP-2 przez ePUAP musimy mieć założone bezpłatne konto użytkownika na platformie ePUAP oraz posiadać założony bezpłatny profil zaufany lub posiadać płatny kwalifikowany podpis elektroniczny.
Należy postępować według poniższej instrukcji:
- W pierwszej kolejności wypełniony wniosek NIP-2 w formacie PDF musimy podpisać za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli chcemy skorzystać z profilu zaufanego, to klikamy na poniższą stronę:
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany - Postępujemy zgodnie z instrukcjami kreatora podpisu. Możemy też obejrzeć film instruktażowy objaśniający jak to zrobić:
- Na platformie ePUAP przechodzimy do formularza pisma ogólnego do podmiotu publicznego, który jest dostępny pod adresem: https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne
- Wypełniając pismo, należy wskazać jako jego adresata urząd skarbowy odpowiedni dla siedziby wspólnoty mieszkaniowej. W samej treści pisma można wpisać, że przekazuje się w załączeniu wniosek NIP-2 wraz z załącznikami.
- Dołączamy jako załączniki podpisany wcześniej profilem zaufanym wniosek NIP-2 oraz pozostałe załączniki.
- Na końcu pismo ogólne należy podpisać za pomocą profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Wniosek powinna podpisać osoba uprawniona do reprezentowania wspólnoty (np. jeden z członków zarządu, a w małych wspólnotach, w których nie wybrano zarządu – jeden z właścicieli lokali należących do tej wspólnoty).
- Po wysyłce można wygenerować urzędowe potwierdzenie przedłożenia (UPP).
Ile zapłacisz za NIP?
Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika tj. 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie). Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę skarbową za pełnomocnictwo należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy.
Ile będziesz czekał na NIP?
Urząd Skarbowy powinien nadać numer NIP w terminie do 3 dni i wysłać zaświadczenie listownie na adres siedziby wspólnoty mieszkaniowej. Warto podać na wniosku numer telefonu do osoby kontaktowej, na wypadek zaistnienia braków lub błędów na wniosku, co znacznie przyśpieszy realizację sprawy.